"Confía en el proceso y los resultados te seguirán", reza un papel pegado a la pared del despacho del Director de Garantía Financiera, Troy Lampley. Pero Troy y Nate Hastings, interventor de la empresa, sabían que el proceso de Priority1 para gestionar su back-office tenía que evolucionar al ritmo de su próspera organización.
La empresa de logística a terceros Priority1, con sede en Little Rock, lleva años creciendo. Como empresa que sigue registrando un crecimiento medio del 37% anual, puede resultar difícil mantener el ritmo de expansión desde un punto de vista operativo, especialmente con el crecimiento procedente de tantas partes de su negocio, como la carga de camiones, la carga parcial y el almacenamiento.
Priority1 determinó que la tecnología podría tener el mayor impacto positivo en la facturación de cargas inferiores a camión. "El negocio iba muy bien y seguimos batiendo récords de ventas cada mes", afirma Nate. "Pero nuestro proceso administrativo no era escalable para la velocidad a la que nos expandíamos. Nuestra métrica clave, DSO (días de ventas pendientes), era mejor que la media del sector, pero aún podía mejorarse".
Priority1 quiso afrontar el reto y eligió a HubTran como parte de la solución.
Resulta que HubTran fue una gran elección.
El resultado según Troy, "Nuestro DSO se ha reducido en 4 días, pasando de 30,83 a 26,58. Es una gran mejora para nuestro negocio". Es una gran mejora para nuestro negocio".
Priority1 se había estancado en la misma rutina que la mayoría de los otros 3PL, asumiendo que la molestia de facturar a los clientes LTL formaba parte del negocio. Con HubTran, este proceso se realizó prácticamente sin esfuerzo.
Las operaciones administrativas no tienen por qué frenar el crecimiento.
"Mejorar nuestro proceso de emisión de facturas nunca ha sido sólo una cuestión de ahorro de costes. Se trata de aprovechar mejor el tiempo de las personas y HubTran nos ha permitido hacerlo", afirma Troy.
"Nuestra mayor dificultad era el tiempo que tardábamos en ir a la página web de cada transportista y conseguir la documentación necesaria para facturar, como BOL y POD. También manteníamos una gran lista maestra porque los requisitos de cada cliente son diferentes", prosigue Troy.
Ahora la facturación se realiza automáticamente.
Con HubTran, Priority1 dispone de un proceso sencillo para agrupar y revisar las facturas cada día. A continuación, las facturas se envían automáticamente a los clientes con sus requisitos exactos de copia de seguridad, ya sea un enlace en el que el cliente puede hacer clic para ver sus facturas y hacer una copia de seguridad, o un correo electrónico consolidado con todos los documentos correctos adjuntos.
Nate añade: "Puede llevar mucho tiempo conseguir y enviar documentación. Nunca sabíamos cuándo los correos electrónicos y sus archivos adjuntos eran rechazados de los servidores; las restricciones de tamaño de los correos electrónicos de cada cliente son diferentes. HubTran nos ha permitido agilizar todo este proceso".
Priority1 ahorra dinero de otras maneras.
Troy señala: "Todo el tiempo dedicado a preparar copias impresas de las facturas ha desaparecido, salvo una pequeña parte. Ahorramos 1.400 dólares al mes sólo en gastos de envío. Nuestra máquina de inserción de sobres, que antes era de 'alta tecnología', ahora no es más que un gran peso de papel."
"HubTran también nos permite asignar fácilmente todos los costes a la factura correcta del transportista, al tiempo que nos aseguramos de no repercutir ninguno de los costes que no podemos facturar contractualmente", añade Troy.
La integración de TMS fue fácil.
La magia se produce cada noche, cuando HubTran accede a los sitios web de los transportistas para obtener las copias de seguridad necesarias. Estos documentos se adjuntan automáticamente a las cargas correspondientes en MercuryGate, el TMS de Priority1.
A continuación, con las tarifas correctas y las facturas validadas, los datos vuelven a HubTran, donde se crean paquetes de facturas personalizados para cada cliente.
"HubTran se integra perfectamente con MercuryGate y ofrece muchas funciones adicionales de back office y contabilidad", afirma Nate.
También hay avances con las colecciones.
"Los cobros son más fáciles porque se eliminan las objeciones al tener siempre disponible al instante lo que los clientes necesitan. Cuando hay una disputa, es sencillo señalar al cliente en línea donde puede ver toda la documentación de apoyo", menciona Troy.
Con HubTran, Priority1 puede incluso rastrear qué clientes han visto los correos electrónicos de facturación o si un correo electrónico ha sido devuelto.
No hay que olvidar lo fácil que fue empezar.
"HubTran trabajó con nosotros durante la implementación para personalizar ciertos flujos de trabajo y la puesta en marcha fue fácil". Troy continúa: "La formación requerida fue mínima y el soporte informático continuo nulo. Cada nuevo cliente que añadimos se configura rápidamente, con todas sus preferencias capturadas en HubTran."
Los retos de gestión de las operaciones administrativas a los que se enfrentaba Priority1 no eran únicos. Troy y Nate tuvieron éxito gracias a un enfoque acertado y a la sabia elección de su socio. La consecución de sus objetivos comenzó con el reconocimiento del problema y la determinación de poner en marcha el proceso adecuado para obtener los resultados deseados.
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